Svim državnim organima i organizacijama, organima i organizacijama autonomne pokrajine, organima i organizacijama jedinica lokalne samouprave, ustanovama, javnim preduzećima, posebnim organima preko kojih se ostvaruje regulatorna funkcija i pravnim i fizičkim licima kojima su poverena javna ovlašćenja omogućeno je da putem Sistema za razmenu podataka (stari naziv eZUP) vrše uvid, pribavljaju, obrađuju i ustupaju, odnosno dostavljaju podatke o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija iz registara i evidencija u elektronskom obliku a koji su neophodni za odlučivanje u upravnom postupku.
Zakon o opštem upravnom postupku utvrdio je obavezu organa koji vodi upravne postupke da po službenoj dužnosti vrši uvid, pribavlja i obrađuje podatke o činjenicama neophodnim za odlučivanje o kojima se vodi službena evidencija. Zakon je propisao da od stranke, organ može zahtevati samo one podatke koji su neophodni za njenu identifikaciju i dokumente koji potvrđuju činjenice o kojima se ne vodi službena evidencija.
U skladu sa Pravilnikom o načinu na koji organi vrše uvid, pribavljaju, obrađuju i ustupaju, odnosno dostavljaju podatke o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija iz registara u elektronskom obliku, a koji su neophodni za odlučivanje u upravnom postupku, na Sistemu za razmenu podataka dostupni su podaci o činjenicama iz službenih evidencija koji odgovaraju sadržini današnjih izvoda, uverenja i potvrda.
Pribavljanje podataka elektronskim putem omogućeno je preko Sistema za razmenu podataka, odnosno putem elektronskih usluga za razmenu podataka u okviru informacionog sistema.